Innovatives Personalmanagement für den sozialen Bereich ... immer auf Kurs bleiben und sich dem Wettbewerb stellen!
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Zentraler Posteingang

Auf vielfachen Wunsch unserer Kunden haben wir bereits 2008 einen zentralen Posteingang eingeführt.

 

Um in digitalen Personalakten recherchieren zu können, müssen den Belegen eine Reihe von Informationen mit auf den Weg gegeben werden. Das bedeutet, dass diese Belege aufwendig zu verschlagworten sind. Diese Aufgabe kann unser zentrale Posteingang für unsere Kunden übernehmen, sofern die Daten nicht von ihm selber abgelegt werden sollen.

 

Die Struktur der Personalakten wird im Vorfeld zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgesprochen. Diese kann ganz individuell gestaltet sein.

 

Wie ist der Ablauf? 

Beim Kunden werden Personalbelege gescannt. In einem Scan-Vorgang können dabei unterschiedliche Dokumententypen von mehreren Mitarbeitern (z.B. die Tagespost) enthalten sein. Die gescannten Dokumente werden direkt via VPN-Verbindung auf unserem Server innerhalb von easy-index abgelegt.

 

Damit stehen diese Belege unmittelbar den MitarbeiterInnen im zentralen Posteingang für die Verschlagwortung zur Verfügung. Nach der Verschlagwortung werden die Belege an die für die Personalfälle zuständigen Gehaltssachbearbeiter weitergeleitet. Diese können beim Kunden oder in einer zentralen Gehaltsabrechnungsstelle beschäftigt sein. Nach der Bearbeitung werden die Belege automatisch entsprechend der Verschlagwortung im Archiv abgelegt.  

 

Innerhalb der digitalen Personalakte lassen sich dann z.B. alle Dienstverträge für eine bestimmte Berufsgruppe anzeigen, die im zweiten Halbjahr des nächsten Jahres auslaufen. Die Trefferliste der entsprechenden Selektion kann an Excel übergeben werden.

IPS GmbH
Buchenweg 6
27412 Wilstedt

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