Innovatives Personalmanagement für den sozialen Bereich ... immer auf Kurs bleiben und sich dem Wettbewerb stellen!
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Elektronische Personalakte

Wir haben bereits seit 2004 Erfahrungen mit elektronischen Personalakten sammeln können. Die Personalakte ist das Herzstück moderner Personalarbeit. Sie enthält personenbezogene, hochsensible Daten, welche nur einem autorisierten Personenkreis zugänglich gemacht werden dürfen. Darüber hinaus sind sie vor Diebstahl, Feuer, Hochwasser oder andere Ereignisse zu schützen. Diese hohen Anforderungen sind mit Papierakten nicht mehr zu erfüllen.

 

Mit dem EASY | INDEX | ARCHIV bilden wir den gesamten Bearbeitungsprozess per Workflow ab. Beispielsweise wird ein Dokument im Fachbereich erzeugt und an die Personalabteilung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Von hier aus kann es z.B. zur Prüfung an die Rechtsabteilung oder an das Controlling übergeben werden. Auch das Mitbestimmungsverfahren kann in den Workflow einbezogen werden. Soll der Beleg zur Abrechnung kommen, wird er automatisch an die interne bzw. externe Gehaltsabrechnungsstelle übermittelt und nach der Erfassung im Payroll System endgültig und revisionssicher im Archiv (elektr. Personalakte) abgelegt.

 

Im Archiv können die Dokumente völlig individuell gruppiert und per Volltextsuche recherchiert werden. User können für bestimmte Personalakten oder gezielt auf einzelne Dokumententypen berechtigt werden.

EASY | INDEX | ARCHIV unterstützt die Personalabteilung  bzw. das Controlling bei der Ergebniskontrolle. Diese kann sowohl vor, als auch nach der Abrechnung erfolgen.

 

Das System EASY | INDEX | ARCHIV ist eine Eigenentwicklung und wird im zertifizierten Rechenzentrum der EWE in Oldenburg gehostet. Das Rechenzentrum erfüllt unsere sehr hohen Anforderungen im Bereich Datenschutz. Die Daten werden darüber hinaus in einem zweiten Rechnenzentrum gesichert, um zu jeder Zeit eine Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Derzeit werden ca. 95.000 Personalakten in unserem System verwaltet. Sämtliche Daten sowie die Sicherungskopien werden in Deutschland gespeichert.

IPS GmbH
Buchenweg 6
27412 Wilstedt

Telefon: 04283-99990-00

E-Mail: info@ips-portal.de

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