Das Mitarbeiterportal

In der Personalabteilung ist der manuelle Aufwand für die Verteilung von Gehaltsmitteilungen, Steuerbescheinigungen, SV-Nachweisen und individuellen Bescheinigungen immens. Dieser Prozess verursacht hohe Kosten.

Das EASY | INDEX | PORTAL löst durch Automatisierung manuelle Prozesse ab. Darüber hinaus ist die Vermeidung von Papierausdrucken aus ökologischer Sicht äußerst sinnvoll.

Die personenbezogenen Dokumente aus dem KIDICAP-Ergebnispaket werden automatisiert in PDF-Dokumente umgewandelt und jedem Mitarbeiter in einem virtuellen Postfach bereitgestellt. Auch in der Personalabteilung erstellte Dokumente, wie z.B. Bescheinigungen können direkt aus der  Personalakte (EASY | INDEX | ARCHIV) an dieses virtuelle Postfach gesendet werden. Der betreffende Mitarbeiter wird per automatisierter E-Mail über den Posteingang informiert und kann standortunabhängig auf diese Dokumente zugreifen und sie im Bedarfsfall auch ausdrucken.

Bei der Einrichtung virtueller Postfächer sind sehr hohe datenschutzrechtliche Anforderungen zu berücksichtigen. Alle Daten sowie die entsprechenden Sicherungen befinden sich auf Servern innerhalb Deutschlands (EWE-Rechenzentrum, Oldenburg). Die Zugänge zu den virtuellen Postfächern sind selbstverständlich verschlüsselt.

Weitere Funktionen im Mitarbeiterportal sind die Bereiche SelfService sowie die Bereitstellung von Informationen (z.B. Verfahrensanweisungen, Speisepläne usw.)

Vorteile