Unsere Leistungen
Seit 2001 im Dienste sozialer, öffentlicher und kirchlicher Einrichtungen
Elektronische Personalakte
Wir entwickeln bereits seit 2004 elektronische Personalakten. Mit dem EASY | INDEX | ARCHIV haben wir die digitale Postbearbeitung entscheidend optimiert. Die an Prozessen beteiligten Personen werden per Workflow in den Belegfluss eingebunden. Am Ende der Prozesskette gelangen die Belege automatisiert in die Datenbank von easy-index oder alternativ in ein Archivsystem ihrer Wahl. Zentrale Gehaltsabrechnungsstellen oder andere externe Dienstleister können ebenfalls in den Workflow eingebunden werden. Derzeit werden ca. 95.000 Personalakten in unserem System verwaltet.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Nicht jeder Dienstleister für Lohn- und Gehalt passt zu jeder sozialen Einrichtung. Sehr komplexe Tarifstrukturen, individuelle Anforderungen sowie branchenspezifische Besonderheiten erschweren die Auswahl für den richtigen Partner.
Wir arbeiten mit einer Reihe von zentralen Gehalts-abrechnungsstellen zusammen, die für ihre Kunden eine passgenaue Dienstleistung anbieten können. Alle Partner arbeiten mit KIDICAP PPay, dem Marktführer im sozialen, kirchlichen und öffentlichen Bereich. Alle Dienstleister vertrauen zudem auf das EASY-INDEX-ARCHIV der IPS GmbH und sind Anwender im Rechenzentrum Volmarstein.
Wichtig, der Dienstleistungsgeber hat mit der IPS GmbH nur einen Vertragspartner für das gesamte Personalmanagement.
Ab Januar 2020 werden ca. 11.600 Personalfälle monatlich über uns in den verschiedenen Dienst-leistungspaketen verwaltet.
Personalkostencontrolling und -planung / Stellenplanung
Auf den Datenbestand des Payroll Systems KIDICAP PPay setzt OrgChart auf. Das Reporting wird automatisiert, Soll-Stellenpläne werden hinterlegt und die zukünftigen Personalkosten können zu jeder Zeit ohne großen Aufwand ermittelt werden. In Verbindung mit den Prognosedaten aus KIDICAP PPlan werden die voraussichtlichen Personalkosten noch genauer berechnet.
Aus den Statistikdaten von KIDICAP PPay erstellen wir automatisiert die Organigramme ihrer Einrichtung. Diese enthalten die aktuelle Stellen-besetzung sowie die entstandenen Personalkosten. Abgleiche mit dem Vorjahr bzw. mit den Plandaten sind zu jeder Zeit möglich.
Beratung / Schulung
Wir haben seit über 20 Jahren Erfahrung im Bereich Personalmanagement. Schwerpunkt unserer Tätigkeit ist die Prozessoptimierung, Einführung von elektronischen Personalakten, papierloser Belegfluss sowie das Personalcontrolling.
Gerne beraten wir in diesen Fragestellungen.
Unser Schulungskonzept ist dadurch gekennzeichnet, dass wir immer einen hohen Praxisbezug herstellen.
Zentraler Posteingang
Die Belege unserer Kunden können an zentraler Stelle verschlagwortet (indexiert) werden. Das befreit sowohl die Mitarbeitenden der ZGAST, als auch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter unserer Kunden von sämtlichen Ablagetätigkeiten.
Neue Personalnummern werden schon mit Eingang der Bewerbungsunterlagen im Archivsystem vergeben und stehen sofort für alle nachgelagerten IT-Systeme einschl. der Lohnabrechnung zur Verfügung. Wir bieten diesen Service bereits seit 2008 für größere und kleinere Kunden. Derzeit werden ca. 30.000 Personalakten zentral durch uns verwaltet.
Mitarbeiterportal / Self-Service
Das Ausdrucken, Verteilen oder Verschicken von Gehaltsmitteilungen, Testgehaltsmitteilungen, SV-Nachweisen, Lohnsteuerbescheinigungen und allgemeinen Bescheinigungen kostet viel Zeit und verursacht hohe Kosten. Wir stellen diese Belege im EASY-INDEX-PORTAL automatisiert für jeden Beschäftigten in seinem persönlichen virtuellen Postfach zur Verfügung. Selbstverständlich unter hohen Sicherheitsvorkehrungen.
Sollten einzelne Beschäftigte keine Möglichkeit des Zugriffs auf ein virtuelles Postfach haben, werden die Dokumente für diesen Personenkreis weiterhin im Rechenzentrum gedruckt.
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