Für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehört die korrekte, termingerechte und saubere Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einem der wichtigsten Prozesse innerhalb des Unternehmens.

Wie leicht entsteht Unzufriedenheit in der Mitarbeiterschaft, wenn es hier einmal zu einem Problem kommt. Ein krankheitsbedingter Ausfall eines Kollegen kann z.B. als Begründung für eine nicht zeitgerechte Abrechnung  kaum herangezogen werden.

Tun Sie sich diesen Zeitdruck und das Personalrisiko nicht an, sondern kümmern Sie sich um Ihre Kernkompetenzen. Überlassen Sie die von regelmäßigen Gesetzes-, Tarif- und Sozialversicherungsänderung geprägten Aufgaben den dafür ausgebildeten Profis.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben teilweise seit Jahrzehnten Erfahrung auf diesem Gebiet gesammelt.

Da wir mit einer Rechenzentrumslösung arbeiten, werden Ihre Daten immer sicher verwahrt. Keine personenbezogenen Daten befinden sich auf unseren lokalen Rechnern. Durch den Zugriff auf den Zentralrechner besteht zu jeder Zeit ein identischer Datenbestand für uns als Dienstleister und für Sie als Dienstleistungsnehmer.

Die Übermittlung der Abrechnungsdaten ist für unsere Kunden denkbar einfach organisiert. Wir haben für diese Aufgabe extra eine kleine Anwendung entwickelt. Am Beispiel einer Anschriftenänderung möchten wir einen typischen Ablauf schildern:

Ein Mitarbeiter meldet Ihnen einen Umzug. Um diese Information nicht auf dem aus datenschutzrechtlichen Gründen unsicheren eMail-Weg zu übermitteln, stellen wir Ihnen ein einfaches System (elektronische Formulare) zur Verfügung. Dieses System nennen wir easy-index.

Das System ist intuitiv ohne Schulung zu bedienen. Sie wählen den Vorgang "Änderung der Anschrift" aus und tragen die benötigten Informationen in die angezeigten Felder ein. In diesem Beispiel die Straße mit Hausnummer, die Postleitzahl, den Wohnort und evtl. die neuen Telefonnummer.

Im Hintergrund wird dann ein Beleg erzeugt, der automatisch in der elektronischen Personalakte abgelegt wird. Gleichzeitig erhält die Sachbearbeiterin bzw. der Sachbearbeiter der DiaPersonal eG, welcher für diesen Personalfall zuständig ist, den Beleg in sein elektronisches Postfach und wird ihn bearbeiten. Einfacher geht es nicht.

Belege die bei Ihnen abgegeben worden sind, schicken Sie uns einfach per Fax oder scannen sie ein und legen diese per Direktzugriff auf unseren Server ab. Dort werden Sie dann vom Kunden oder von uns mit easy-index wie oben beschrieben in der eAkte abgelegt. Bei einem Lebenslauf brauchen Sie dafür z.B. nur die Personalnummer auszuwählen und das Belegdatum einzutragen. Alles weitere übernimmt easy-index.

Sie können durch den Zugriff auf die elektronische Personalakte zu jeder Zeit die Belege sehen und erkennen auch, wann diese abgelegt bzw. bei uns verarbeitet worden sind.